Klienci dzwonią po godzinach, w szczycie sezonu i wtedy, gdy Twój zespół prowadzi inne rozmowy. Agent głosowy odbiera każde połączenie, ustala, w jakiej sprawie dzwoni rozmówca, zakłada ticket w Twoim systemie - a gdy sprawa wymaga człowieka, przekazuje rozmowę razem z pełnym kontekstem. Od początku projektujemy go jako duet AI + Twój zespół, nie jako zamiennik ludzi.
Standard wypracowany na projektach dla dużych marek
Problem
Klient, który dzwoni o 19:40 albo w sobotę, rzadko zostawia wiadomość - częściej dzwoni do konkurencji. Tych połączeń nie widać w żadnym raporcie, więc nikt nie liczy, ile naprawdę kosztują.
Większość rozmów to wciąż te same pytania: status sprawy, termin, godziny otwarcia, prosta rezerwacja. Płacisz pełną stawkę konsultanta za rozmowy, które nie wymagają jego kompetencji - a koszt rośnie z każdym etatem.
W pikach zespół nie nadąża: czas oczekiwania się wydłuża, część rozmówców rozłącza się przed połączeniem, a ci, którzy się dodzwonią, zaczynają rozmowę od frustracji. Cierpi na tym i sprzedaż, i oceny obsługi.
Jak to działa
Agent odbiera połączenie w kilka sekund, o każdej porze. Prowadzi naturalną rozmowę po polsku: przedstawia się, pyta, w czym może pomóc, i dopytuje dokładnie tak, jak zrobiłby to Twój najlepszy konsultant.
W trakcie rozmowy kwalifikuje sprawę: rozpoznaje, czy dzwoni nowy klient, czy stały, czy to reklamacja, pilna awaria, pytanie o status, czy prośba o termin. Sprawy proste domyka od razu - poda status, umówi wizytę, przyjmie zgłoszenie.
Z każdej rozmowy powstaje ticket w Twoim helpdesku lub CRM - z transkrypcją, danymi rozmówcy, kategorią i priorytetem. Jeśli korzystasz z naszej platformy omnichannel, zgłoszenie z telefonu trafia do tej samej kolejki co e-mail i czat.
Gdy sprawa wykracza poza scenariusz albo rozmówca poprosi o człowieka, agent przełącza rozmowę do Twojego zespołu i przekazuje wszystko, co już ustalił. Konsultant nie zaczyna od zera - zaczyna od sedna.
Model hybrydowy
Mówimy to wprost, zanim zapytasz: według badania Gemius z 2025 r. tylko ok. 8% klientów wybrałoby obsługę wyłącznie przez bota. Dlatego nie sprzedajemy „automatycznej infolinii bez ludzi” - projektujemy proces, w którym AI i Twój zespół grają w jednym składzie.
Agent bierze na siebie to, co powtarzalne: odbiór, identyfikację sprawy, statusy, terminy, kompletowanie danych do zgłoszenia. Człowiek dostaje to, co naprawdę wymaga człowieka - trudne przypadki, negocjacje, sprawy, które budują relację z klientem.
Rozmówca w każdej chwili może powiedzieć „połącz mnie z konsultantem” - i zostaje połączony, bez pętli i bez ponownego opowiadania sprawy od początku. Efekt w liczbach: koszt obsługi przestaje rosnąć liniowo z wolumenem połączeń, a zespół odzyskuje godziny na pracę, która przynosi przychód.
Odbiera w nocy, w weekendy i w szczycie sezonu - bez nadgodzin, zwolnień i rekrutacji na piki.
Ustala temat, pilność i dane rozmówcy według scenariusza, który definiujemy razem z Twoim zespołem obsługi.
Zakłada i aktualizuje rekordy w CRM, rezerwuje terminy w kalendarzu, sprawdza status sprawy w Twoich systemach przez API.
Przełącza rozmowę do konsultanta z transkrypcją i podsumowaniem - na żądanie rozmówcy albo według reguł, które ustalisz.
Każda rozmowa zostaje zapisana i powiązana z ticketem - masz pełną historię kontaktu i materiał do kontroli jakości.
Widzisz, ile połączeń wpadło, ile agent domknął sam, jakie tematy dominują i gdzie proces obsługi wymaga poprawy.
Porównanie
Pilotaż
Zamiast pokazywać cudze liczby, proponujemy sprawdzenie agenta na Twoim ruchu. Pilotaż obejmuje jeden numer lub jeden proces - na przykład statusy spraw, umawianie wizyt albo przyjmowanie zgłoszeń - i część połączeń przekierowaną na agenta.
Warunki ustalamy przed startem: jaki odsetek połączeń agent ma domknąć samodzielnie, jaki ma być czas odbioru i jak mierzymy zadowolenie rozmówców. Wyniki liczymy na realnych rozmowach, nie na przygotowanym demo.
Po pilotażu dostajesz raport z liczbami i rekomendację: co skalować, co poprawić, a czego nie automatyzować. Jeśli liczby się nie bronią, powiemy Ci to wprost - wolimy stracić wdrożenie niż Twoje zaufanie.
Technologia
Pięć kroków, po których wiesz dokładnie, co agent obsługuje, ile to kosztuje i jakie liczby dowozi.
1Analizujemy Twój ruch telefoniczny: wolumen, godziny szczytu, najczęstsze tematy rozmów i to, ile dziś kosztuje ich obsługa. Z tego wynika, co automatyzować w pierwszej kolejności.
2Zamiast prezentacji dostajesz numer telefonu. Dzwonisz i rozmawiasz z pierwszą wersją agenta osadzoną w Twoim scenariuszu - decyzję podejmujesz po rozmowie, nie po slajdach.
3Definiujemy zakres pilotażu, KPI i model rozliczenia - fixed albo value-based. Cele zapisujemy przed startem, żeby po pilotażu nie było dyskusji, co znaczy „działa”.
4Wdrożenie prowadzi jedna senioralna osoba end-to-end - od integracji telefonii po scenariusze rozmów. Scenariusze, decyzje i dostępy są udokumentowane, a founderski backup gwarantuje, że z systemem nie zostaniesz sam.
5Iterujemy na realnych rozmowach: co tydzień raport z liczbami i korekty scenariuszy. Po zakończeniu system, konfiguracja i know-how zostają Twoją własnością.
FAQ
Umówimy krótką rozmowę: policzymy, ile kosztują Cię nieodebrane telefony i powtarzalne rozmowy, i zaproponujemy zakres pilotażu z KPI ustalonymi przed startem. Napisz: hello@bespokesoft.pl
Al. Jana Pawła II 27
00-867 Warszawa
