Gość dzwoni w piątek o 21:30 zapytać o wolny pokój i parking. Recepcja właśnie melduje grupę, telefon milknie po szóstym sygnale - a rezerwacja ląduje w OTA, razem z prowizją. Agent głosowy AI odbiera każde połączenie, sprawdza dostępność i przyjmuje rezerwację, a platforma omnichannel spina mail, Messengera, WhatsAppa i zapytania z booking engines w jedną kolejkę.
Systemy dla hotelarstwa budujemy na doświadczeniu z projektów dla globalnych marek
Problem
Jedna osoba na zmianie, gość z walizkami przy ladzie i dzwoniący telefon - ktoś zawsze przegrywa. Albo gość na miejscu czeka i patrzy na zegarek, albo dzwoniący słucha sygnału i rezygnuje. Obie sytuacje kosztują: pierwsza opinię w recenzjach, druga rezerwację.
Decyzja o rezerwacji zapada w niedzielę po południu albo w czwartek o 22:00. Nieodebrane połączenie nie wraca następnego dnia - gość w tym czasie zdążył zarezerwować przez portal z prowizją albo w obiekcie, w którym ktoś podniósł słuchawkę.
Mail, Messenger, WhatsApp, formularz na stronie i wiadomości z booking engines: każdy kanał sprawdza kto inny, w wolnej chwili między meldunkami. Odpowiedź przychodzi po kilku godzinach - a pytanie o dostępność, na które nikt nie odpisał do wieczora, to rezerwacja zrobiona gdzie indziej.
Rozwiązanie dla hoteli
Agent głosowy AI odbiera połączenie w kilka sekund - także o północy i w długi weekend. W trakcie rozmowy sprawdza dostępność terminu, podaje ceny i odpowiada na pytania o dobę hotelową, parking, śniadania czy pobyt ze zwierzęciem. Prostą rezerwację przyjmuje od ręki, a rozmowę o pobyt grupowy, wesele czy konferencję przekazuje recepcji razem z ustalonymi już szczegółami - gość nie powtarza niczego drugi raz.
Kanały pisemne porządkuje platforma omnichannel: mail, Messenger, WhatsApp i zapytania z booking engines wpadają do jednej kolejki z historią gościa. Recepcja odpowiada z jednego widoku zamiast pięciu zakładek, a powtarzalne pytania dostają odpowiedź automatycznie - zanim gość zdąży poszukać innego noclegu.
Całość spinamy z systemem PMS i channel managerem, na których obiekt już pracuje, więc dostępność i ceny są sprawdzane w czasie rzeczywistym, bez ryzyka podwójnej rezerwacji. Rozwiązanie rozwijamy w pilotażach z obiektami różnej skali - od hoteli miejskich po sieci apartamentów - i każdy pilotaż zaczynamy od policzenia, ile naprawdę kosztuje jeden nieodebrany telefon w Twoim obiekcie.
Odbiera każde połączenie w kilka sekund, prowadzi naturalną rozmowę po polsku, sprawdza wolne terminy i przyjmuje rezerwację z danymi gościa - bez dyżurów nocnych i bez etatu, który tylko czeka przy telefonie.
Doba hotelowa, parking, godziny śniadań, late check-out, polityka wobec zwierząt - odpowiedzi wynikają z bazy wiedzy Twojego obiektu i są spójne w każdym kanale, o każdej porze.
Wszystkie wiadomości od gości trafiają do wspólnej skrzynki z historią kontaktu i rezerwacji. Nic nie ginie w prywatnym Messengerze obiektu, a czas odpowiedzi przestaje zależeć od tego, kto ma zmianę.
Dostępność, ceny i rezerwacje płyną automatycznie między agentem, kanałami i systemem recepcyjnym. Zero ręcznego przepisywania i zero podwójnych rezerwacji na ten sam pokój.
Model hybrydowy od pierwszego dnia: negocjacje grupowe, reklamacje i nietypowe prośby przejmuje człowiek - z transkrypcją i danymi rezerwacji przed oczami. Gość w każdej chwili może poprosić o rozmowę z pracownikiem.
Ile połączeń wpadło i o których godzinach, ile rezerwacji przyjął agent, ile spraw zamknęło się bez recepcji i jak zmienia się udział rezerwacji bezpośrednich. Decyzje o obsadzie i kanałach sprzedaży zapadają na liczbach.
Technologia
1Analizujemy ruch w Twoim obiekcie: o których godzinach dzwonią goście, ile połączeń wypada poza zmianą recepcji, jakie pytania się powtarzają i jaka część rezerwacji przechodzi dziś przez OTA. Wychodzimy z policzonym kosztem nieodebranego telefonu i mapą kanałów do uporządkowania.
2Dostajesz numer testowy i dzwonisz do pierwszej wersji agenta osadzonej w realiach Twojego obiektu - z Twoim cennikiem, dobą hotelową i zasadami parkingu. Rezerwujesz pokój w rozmowie i sam oceniasz, czy powierzyłbyś jej gościa.
3Rekomendujemy kolejność wdrożenia - najpierw telefony po godzinach, kanały pisemne czy całość naraz - z wyceną fixed albo value-based i harmonogramem ustawionym tak, żeby zdążyć przed Twoim wysokim sezonem.
4Projekt prowadzi jedna senioralna osoba end-to-end: od integracji z PMS i channel managerem po scenariusze rozmów pisane wspólnie z szefową recepcji. Kontekst projektu dokumentujemy od pierwszego dnia, a ciągłość gwarantują founderzy - obiekt nie zostaje bez opiekuna w środku sezonu.
5Startujemy na części ruchu - na przykład na połączeniach poza godzinami recepcji - i co tydzień raportujemy: odebrane połączenia, przyjęte rezerwacje, udział spraw zamkniętych bez zespołu. Skalujemy to, co się broni w liczbach, a system zostaje własnością obiektu.
FAQ
Umów konsultację dla hotelu - przejdziemy przez rozkład połączeń i kanałów w Twoim obiekcie i pokażemy, które rezerwacje uciekają dziś do OTA przez brak odpowiedzi. Masz już sprecyzowany zakres? Opisz go w wiadomości, a wycenę dostaniesz w 24 h. Napisz: hello@bespokesoft.pl
Al. Jana Pawła II 27
00-867 Warszawa
