Bezpłatna konsultacja
Zadzwoń +48 667 582 525
Bezpłatna konsultacja
Obszary automatyzacji · Rekrutacja i HR

Najlepsi kandydaci trafiają do firm, które odpowiadają pierwsze

Rekrutacja przegrywa dziś nie z brakiem kandydatów, tylko z czasem: dobre CV czeka w skrzynce na przegląd, kandydat czeka na odpowiedź, a nowy pracownik pierwszego dnia czeka na dostępy. Automatyzujemy cały ten łańcuch - przesiewanie aplikacji przez sztuczną inteligencję, statusy i opinie wysyłane bez ręcznej pracy, umawianie rozmów wprost do kalendarzy i wdrożenie pracowników z listami zadań, które odhaczają się same. Zespół zasobów ludzkich odzyskuje godziny na rozmowy z ludźmi, a Ty widzisz, jak czas pozyskiwania pracownika realnie spada.

Umów bezpłatną konsultacjęZobacz aplikacje mobilne i webowe

Zespół, który pracował przy projektach dla

Dekoracyjny kształt tła

Problem

Trzy miejsca, w których rekrutacja gubi kandydatów i godziny

Ikona: Setki zgłoszeń, jeden rekruter i doba, która się nie rozciąga

Setki zgłoszeń, jeden rekruter i doba, która się nie rozciąga

Aplikacje trafiają z portali, rekomendacji i portalu zawodowego do jednej skrzynki, a każdą trzeba ręcznie otworzyć, ocenić i przydzielić do kategorii. Zanim rekruter przeanalizuje stos aplikacji, najlepszy kandydat podpisuje umowę w firmie, która odpowiedziała mu tego samego dnia - a Ty płacisz za kolejny tydzień pustego stanowiska.

Ikona: Brak komunikacji po złożeniu aplikacji kosztuje więcej niż odmowa

Brak komunikacji po złożeniu aplikacji kosztuje więcej niż odmowa

Kandydaci nie wiedzą, na jakim etapie procesu się znajdują, opinie zwrotne po rozmowie nie trafiają do nich wcale, a kierownik zatrudnienia co tydzień dopytuje o status wakatu. Najlepsi kandydaci rezygnują nie dlatego, że otrzymali lepszą ofertę - lecz dlatego, że nikt się z nimi nie skontaktował. Każdy taki przypadek to od nowa poszukiwanie kandydatów, nowe ogłoszenia i dodatkowe godziny rozmów.

Ikona: Pierwszy dzień zatrudnienia, a sprzęt i dostępy wciąż „w drodze”

Pierwszy dzień zatrudnienia, a sprzęt i dostępy wciąż „w drodze”

Wdrażanie pracownika opiera się na mailach do IT, arkuszu z listą dokumentów i pamięci kierownika. Nowy pracownik zamiast pracować czeka na konto, sprzęt i podpisy, a HR ręcznie kontroluje, czy nic nie zostało pominięte. Firma płaci pełną pensję za tydzień procedur administracyjnych, które system załatwiłby przed pierwszym dniem pracy.

Shape
Jeden przepływ od aplikacji kandydata do pierwszego dnia pracy

Rozwiązanie

Jeden przepływ od aplikacji kandydata do pierwszego dnia pracy

Rozpoczynamy tam, gdzie problem jest największy: sztuczna inteligencja analizuje każdą aplikację i ocenia ją względem profilu stanowiska ustalonego wspólnie z rekruterem i kierownikiem zatrudnienia - doświadczenie, wymagania obowiązkowe i sygnały zgodności z treścią ogłoszenia. Rekruter otrzymuje gotową listę rekomendowanych kandydatów z uzasadnieniem każdej oceny i to on podejmuje ostateczną decyzję; system jedynie eliminuje ręczne przeglądanie setek dokumentów.

Następnie proces przebiega automatycznie. Kandydat po każdej zmianie etapu otrzymuje powiadomienie o statusie i opinię zwrotną w tonie Waszej marki, termin rozmowy wybiera z dostępnych przedziałów w kalendarzach rekrutera i kierownika zatrudnienia, a przypomnienia redukują nieodbyte spotkania. Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu uruchamia się wdrażanie pracownika: wniosek o konto i sprzęt do IT, komplet dokumentów do podpisu i lista zadań pierwszego tygodnia - z automatyczną eskalacją, gdy któryś element utknie. Całość integrujemy silnikiem n8n z systemem śledzenia kandydatów i platformą kadrową, których już używacie, bez zmiany Waszego zestawu technologii.

Ten obszar znamy też od środka produktu: dla MojoHire - platformy rekrutacyjnej z Doliny Krzemowej - zbudowaliśmy aplikację mobilną do pracy z kandydatami i automatyczną ocenę zgłoszeń opartą na sztucznej inteligencji. Jeśli chcesz policzyć, jak automatyzacja zmieni Twój dział HR - umów bezpłatną konsultację.

  • Shortlista z uzasadnieniem zamiast stosu nieprzejrzanych CV
  • Każdy kandydat zna swój status - bez ręcznego pisania maili
  • Rozmowy umawiają się same, wprost w kalendarzach zespołu
  • Dostępy, dokumenty i checklisty gotowe przed pierwszym dniem
Zakres wdrożenia

Sześć ogniw rekrutacji i HR, które integrujemy w jeden system

Przesiewanie zgłoszeń przez sztuczną inteligencję

Model ocenia każdą aplikację według kryteriów ustalonych z kierownikiem zatrudnienia i tworzy listę rekomendowanych kandydatów z uzasadnieniem: dlaczego ten kandydat wysoko, a tamten poza profilem stanowiska. Kryteria są przejrzyste i audytowalne, a decyzja ostateczna zawsze należy do człowieka.

Automatyczna komunikacja statusowa z kandydatami

Potwierdzenie aplikacji, informacja o przejściu na kolejny etap, podziękowanie z konkretną opinią zwrotną po odmowie - wysyłane automatycznie, w tonie Waszej marki. Kandydat nigdy nie zostaje bez komunikacji, a rekruter nie spędza popołudnia na kopiowaniu i modyfikowaniu szablonów.

Rezerwacja spotkań bez korespondencji mailowej

Kandydat wybiera termin z rzeczywistej dostępności rekrutera i kierownika zatrudnienia, zaproszenia i linki do spotkań generują się same, a przypomnienia przed rozmową ograniczają liczbę osób, które się nie pojawiają. Zmiana terminu nie uruchamia kaskady maili.

Wdrażanie pracownika: dostępy, dokumenty, listy zadań

Decyzja o zatrudnieniu uruchamia automatyczny przepływ: zgłoszenie do IT o konto i sprzęt, dokumenty do podpisu elektronicznego, lista zadań dla działu HR, kierownika i nowej osoby. System pilnuje terminów i eskaluje, zanim brak dostępu zablokuje pierwszy dzień.

Integracja z systemem śledzenia kandydatów (ATS) i platformami HR

Podpinamy się przez API do systemu śledzenia kandydatów, platformy kadrowej i kalendarzy, których już używacie - dane kandydatów i pracowników przepływają między systemami bez ręcznego przepisywania. Tam, gdzie API brakuje, budujemy warstwę pośrednią.

Raport rekrutacyjny dla kierownictwa

Czas zatrudnienia per stanowisko, liczba kandydatów na każdym etapie, miejsca, w których proces traci ludzi, i godziny pracy zaoszczędzone na administracji - w jednym raporcie. Rozmowa o budżecie na rekrutację zaczyna się od liczb, nie od wrażeń.

Technologia

Stack, który czyta CV i pilnuje checklist za Twój zespół

Proces współpracy

Pięć kroków od przepełnionej skrzynki z aplikacjami do procesu, który sam się prowadzi

Shape1

Discovery

Analizujemy Wasz lejek rekrutacyjny: ile aplikacji wpada na ogłoszenie, ile dni czekają na przegląd, na którym etapie kandydaci rezygnują i ile godzin zespół HR poświęca na przesiewanie, umawianie rozmów i wdrażanie pracowników. Wychodzimy z policzonym kosztem tygodnia nieobsadzonego wakatu.

Shape2

Prototyp w 48 h

Na próbce zanonimizowanych CV z Waszej ostatniej rekrutacji pokazujemy działający przesiew: oceny sztucznej inteligencji zestawiamy z decyzjami Waszych rekruterów i wspólnie korygujemy kryteria. Oceniasz jakość na rzeczywistych aplikacjach, nie na demo z konferencji.

Shape3

Propozycja

Rekomendujemy kolejność wdrożenia według wpływu na czas zatrudnienia - zwykle najpierw przesiewanie i komunikacja, potem rezerwacja rozmów i wdrażanie pracownika - z wyceną ryczałtową albo opartą na wyniku i KPI, po których poznasz efekt.

Shape4

Kick-off

Projekt prowadzi jedna senioralna osoba end-to-end: integracja z systemem śledzenia kandydatów, platformą kadrową i kalendarzami, umowa powierzenia i zasady retencji danych kandydatów, szkolenie zespołu HR. Kontekst projektu dokumentujemy od pierwszego dnia.

Shape5

Delivery

Uruchamiamy przepływy etapami - najpierw ten, który zdejmie z zespołu najwięcej godzin - i co iterację raportujemy te same metryki: czas zatrudnienia, odpływ kandydatów między etapami, czas pierwszej odpowiedzi. System i integracje zostają własnością firmy.

FAQ

O co pytają nas działy HR przed automatyzacją

Projektujemy to odwrotnie: AI niczego nie odrzuca samodzielnie, tylko porządkuje aplikacje i uzasadnia każdą ocenę, a decyzję podejmuje rekruter. Kryteria ustalamy wspólnie na warsztacie i kalibrujemy na próbce Waszych rzeczywistych CV, porównując oceny modelu z decyzjami zespołu - rozjazdy poprawiamy, zanim system wejdzie do codziennej pracy.
Nie. Automatyzację podpinamy do ATS-a i systemu kadrowego, których używacie, przez API - screening, statusy i onboarding działają obok Waszych narzędzi, nie zamiast nich. Zakres możliwej integracji z konkretnym systemem potwierdzamy na discovery, a tam, gdzie API nie wystarcza, budujemy warstwę pośrednią.
Dane kandydatów to dane osobowe pełną gębą, więc traktujemy je odpowiednio: umowa powierzenia przetwarzania, minimalny zakres zbieranych informacji, automatyczne reguły retencji po zamknięciu rekrutacji i infrastruktura w UE albo w Waszym środowisku. Operacje na danych są logowane, więc da się je audytować.
Automatyzujemy logistykę procesu - statusy, terminy, dokumenty - a nie rozmowy rekrutacyjne, które dalej prowadzą ludzie. Z perspektywy kandydata zmienia się jedno: zamiast tygodni ciszy dostaje odpowiedź w godziny i zawsze wie, na jakim jest etapie. To dziś rzadkość, która pracuje na markę pracodawcy, a nie przeciwko niej.
Progiem opłacalności jest powtarzalna praca, nie liczba wakatów. Jeśli każda rekrutacja oznacza setki CV do przejrzenia albo onboarding angażuje HR, IT i menedżera na wiele godzin, automatyzacja zwraca się także przy kilkunastu zatrudnieniach rocznie - a przepływy onboardingowe pracują też przy zmianach stanowisk wewnątrz firmy. Policzymy to razem na Waszych danych podczas discovery.
Zwykle od screeningu i komunikacji z kandydatami - to tam kumuluje się najwięcej ręcznych godzin i najwięcej utraconych kandydatów, a wdrożenie nie wymaga zmian w procesach kadrowych. Pierwszy mierzalny efekt widać w czasie pierwszej odpowiedzi już w pilotażu, a onboarding dokładamy w kolejnym etapie, na działającym fundamencie.
Kontakt

Policz z nami, ile kosztuje Cię każdy tydzień nieobsadzonego wakatu

Umów bezpłatną konsultację - przejdziemy przez Wasz proces od ogłoszenia do pierwszego dnia pracy i wskażemy, która automatyzacja najszybciej skróci czas zatrudnienia. Masz już zdefiniowany zakres? Opisz go w wiadomości, a wycenę dostaniesz w 24 h. Napisz: hello@bespokesoft.pl

Ikona kontaktu

Kontakt

+48 667 582 525
hello@bespokesoft.pl
pon-pt 9:00-17:00 CET

Ikona lokalizacji biura

Biuro

Al. Jana Pawła II 27
00-867 Warszawa

Automatyzacja rekrutacji i HR - BespokeSoft