Bezpłatna konsultacja
Zadzwoń +48 667 582 525
Bezpłatna konsultacja
Obszar: administracja i back-office

Back-office, który przestaje rosnąć razem z liczbą faktur

W większości średnich firm administracja skaluje się w najprostszy możliwy sposób: więcej dokumentów, więcej etatów i więcej nadgodzin przy zamknięciu miesiąca. Budujemy przepływy, w których faktura z załącznika e-maila trafia automatycznie do bufora księgowego, akceptacja nie czeka na czyjś powrót z urlopu, a raport compliance powstaje z danych, a nie z wieczorów zespołu. Godziny wracają do pracy wymagającej człowieka, a liczba błędów spada wraz z liczbą ręcznych przepisań.

Umów bezpłatną konsultacjęWycena w 24 h

Doświadczenie inżynierskie z projektów dla tych marek

Dekoracyjny kształt tła

Problem

Trzy miejsca, w których back-office traci godziny i pieniądze

Ikona: Dane krążą między systemami na klawiaturze

Dane krążą między systemami na klawiaturze

Faktura przychodzi e-mailem, ktoś ją drukuje albo zapisuje na dysku, przepisuje kwoty do ERP, a potem jeszcze raz do zestawienia w Excelu. Ten sam dokument przechodzi przez ręce trzech osób, z których żadna nie tworzy przy tym żadnej wartości - tylko przenosi cyfry z jednego okna do drugiego.

Ikona: Pojedynczy błąd kosztuje więcej niż godzina pracy

Pojedynczy błąd kosztuje więcej niż godzina pracy

Przestawiona cyfra w kwocie, zły numer kontrahenta, zdublowana faktura zaksięgowana drugi raz. Każda taka pomyłka to korekta, wyjaśnienia z kontrahentem albo z urzędem i przelew, który wychodzi po terminie. Przy ręcznym przepisywaniu setek dokumentów miesięcznie to nie ryzyko - to statystyczna pewność.

Ikona: Dokumenty stoją w kolejce do jednej osoby

Dokumenty stoją w kolejce do jednej osoby

Umowa czeka na parafkę dyrektora, faktura kosztowa na akceptację kierownika, a nikt nie widzi, u kogo dokument utknął i od kiedy. Urlop jednej osoby zatrzymuje płatności całej firmy, a zamknięcie miesiąca rozciąga się na drugi tydzień - i CFO dowiaduje się o kosztach, gdy nie ma już na nie wpływu.

Shape
Dokument wpada raz - dalej pracuje już system

Rozwiązanie

Dokument wpada raz - dalej pracuje już system

Zaczynamy od mapy dokumentów, nie od zakupu OCR-a. Liczymy z Wami, ile faktur, umów i wniosków przechodzi przez firmę miesięcznie, ile razy każdy dokument dotyka ludzka ręka i gdzie obiegi realnie stają. Z tej mapy wynika kolejność automatyzacji: najpierw przepływy, które kosztują najwięcej godzin, a nie te, które najlepiej wyglądają na prezentacji.

Sam mechanizm jest prosty do opisania i wymagający w detalu: OCR wsparty modelem językowym czyta dokument w dowolnym formacie, system waliduje dane z rejestrem kontrahentów i zamówieniami, po czym tworzy gotowy zapis w buforze ERP. Księgowa zatwierdza, zamiast wpisywać. Akceptacje biegną według progów kwotowych, z terminami, przypomnieniami i zastępstwami - a każdy krok zostawia ślad audytowy, który wystarcza i audytorowi, i kontroli.

Procesy administracyjne wdrażamy najczęściej w formule pilotażu: jeden przepływ, mierzone KPI, decyzja o kolejnych na podstawie liczb z pierwszego. Tak samo prowadziliśmy dotychczasowe wdrożenia automatyzacji back-office u naszych klientów - bez rewolucji w całym dziale na starcie. Analogiczne podejście stosujemy w automatyzacji obsługi klienta: najpierw proces i liczby, potem narzędzia.

  • Faktura z załącznika e-maila do bufora ERP bez ręcznego wpisywania
  • Każda akceptacja z terminem, przypomnieniem i śladem audytowym
  • Raporty składane z danych systemowych, nie z nadgodzin zespołu
Zakres automatyzacji

Sześć przepływów back-office, które przejmuje system

OCR i przygotowanie faktur do księgowania

System odczytuje fakturę z PDF-a, skanu czy zdjęcia, rozpoznaje pozycje, kwoty i dane kontrahenta, po czym wystawia gotowy zapis w buforze systemu księgowego. Rola człowieka zmienia się z przepisywania na zatwierdzanie - jedna decyzja zamiast kilkudziesięciu pól.

Walidacja danych na wejściu

Niezgodność kwoty z zamówieniem, duplikat faktury, brakujący załącznik czy kontrahent spoza rejestru zatrzymują dokument, zanim trafi do ksiąg. Błędy wychodzą na pierwszym kroku procesu, a nie przy uzgadnianiu sald na koniec miesiąca.

Obiegi akceptacji bez wąskich gardeł

Dokument sam trafia do właściwej osoby według progu kwotowego i kategorii, z terminem odpowiedzi i eskalacją, gdy termin mija. Zastępstwa na urlopy ustawiacie raz - i żadna płatność nie czeka na czyjś powrót do biura.

Repozytorium umów z pilnowaniem terminów

Umowy trafiają do jednego, przeszukiwalnego repozytorium, a system wyciąga z nich kluczowe daty: okresy wypowiedzenia, automatyczne przedłużenia, terminy waloryzacji. O każdym z nich przypomina z wyprzedzeniem - koniec z umowami, które przedłużyły się same, bo nikt nie pamiętał.

Raportowanie compliance i zarządcze

Cykliczne zestawienia dla zarządu, audytora czy instytucji finansującej generują się z danych systemowych według zatwierdzonego szablonu. Raport przestaje być projektem na dwa wieczory - a jego liczby zawsze zgadzają się ze źródłem, bo nikt ich po drodze nie przekleja.

Integracje z ERP, księgowością i bankiem

Spinamy przepływy z systemami, które już macie: ERP, program księgowy, bankowość elektroniczną i skrzynki, na które przychodzą dokumenty. Dane płyną w obie strony automatycznie - to fundament, bez którego automatyzacja byłaby tylko kolejnym silosem.

Technologia

Stack, który czyta dokumenty i pilnuje terminów

Jak pracujemy

Wdrożenie zaczyna się od policzenia godzin, nie od zakupu OCR-a

Shape1

Discovery

Przechodzimy przez Wasz obieg dokumentów od skrzynki po księgi: ile faktur i umów wpływa miesięcznie, ile razy każdy dokument jest dotykany ręcznie, gdzie akceptacje stoją najdłużej. Wychodzimy z mapą przepływów i kosztem godzinowym każdego z nich.

Shape2

Prototyp w 48 h

Na próbce Waszych prawdziwych faktur pokazujemy działający fragment: dokument odczytany, zwalidowany z danymi kontrahenta i przygotowany jako zapis do ERP. Księgowość ocenia jakość na własnych dokumentach - z ich formatami, wyjątkami i przypadkami brzegowymi.

Shape3

Propozycja

Plan automatyzacji uporządkowany według odzyskiwanych godzin, z zakresem integracji z ERP i księgowością oraz wyceną fixed albo value-based. Zwykle rekomendujemy start od pilotażu jednego procesu - decyzję o kolejnych podejmujecie na jego liczbach.

Shape4

Kick-off

Wdrożenie prowadzi jedna senioralna osoba, która rozumie zarówno logikę księgowań i obiegów, jak i warstwę integracji. Pracuje bezpośrednio z Waszą księgowością i administracją, a spisany od pierwszego dnia kontekst projektu gwarantuje ciągłość po naszej stronie.

Shape5

Delivery

Uruchamiamy proces po procesie: najpierw faktury kosztowe, potem obiegi, umowy i raporty. Każdy przepływ raportuje liczbę dokumentów przetworzonych automatycznie i odzyskane godziny, a system wraz z dokumentacją zostaje własnością Waszej firmy.

FAQ

Pytania dyrektorów finansowych i operacyjnych przed automatyzacją

Tak - integrujemy się z ERP przez jego API, a przy księgowości zewnętrznej automatyzacja przygotowuje komplet zwalidowanych danych i dokumentów w formacie uzgodnionym z biurem. Biuro dostaje mniej pytań i zero nieczytelnych skanów, a Wy zachowujecie pełen wgląd w status każdego dokumentu po swojej stronie.
Tak - łączymy OCR z modelem językowym, więc system czyta dokumenty tak jak człowiek: PDF-y, skany, zdjęcia, różne układy pozycji, faktury zagraniczne. Dokumenty, których pewności odczytu nie da się potwierdzić, trafiają do ręcznej weryfikacji z podświetlonymi wątpliwymi polami - nic nie księguje się „na ślepo”.
Przepływy projektujemy tak, żeby KSeF był jednym ze źródeł i celów dokumentów, obok skrzynek e-mail i skanów, które nie znikną z dnia na dzień. Ustrukturyzowane e-faktury upraszczają odczyt danych, ale nie rozwiązują obiegów akceptacji, walidacji z zamówieniami ani raportowania - automatyzacja tych warstw pozostaje po stronie Waszych procesów.
Człowiek. System przygotowuje zapis i pokazuje, skąd wziął każdą wartość, ale zatwierdzenie należy do księgowej - a reguły walidacji zatrzymują dokument przy każdej niezgodności. Automatyzujemy przepisywanie i sprawdzanie, nie odpowiedzialność: ta pozostaje dokładnie tam, gdzie wymagają tego przepisy i zdrowy rozsądek.
W infrastrukturze na terenie UE albo bezpośrednio w Waszym środowisku - wybór należy do Was. Dostęp do dokumentów kontrolują role, każda operacja jest logowana, a konfigurację bezpieczeństwa opisujemy w dokumentacji do weryfikacji przez Wasz dział IT. Podpisujemy też umowę powierzenia przetwarzania danych.
Progiem jest czas zespołu, nie wielkość firmy: jeśli administracja spędza dziennie godziny na przepisywaniu i gonieniu akceptacji, discovery zwykle pokazuje zwrot już przy kilkuset dokumentach miesięcznie. Pilotaż jednego procesu startuje od około 20 tys. zł netto - i sam mierzy, czy kolejne etapy się bronią.
Kontakt

Policz, ile godzin miesięcznie odda Ci back-office

Umów bezpłatną konsultację - przejdziemy przez Wasz obieg faktur i dokumentów i wskażemy proces, w którym automatyzacja zwróci się najszybciej. Masz już sprecyzowany zakres? Opisz go w formularzu, a wycenę dostaniesz w 24 h. Napisz: hello@bespokesoft.pl

Ikona kontaktu

Kontakt

+48 667 582 525
hello@bespokesoft.pl
pon-pt 9:00-17:00 CET

Ikona lokalizacji biura

Biuro

Al. Jana Pawła II 27
00-867 Warszawa