Bezpłatna konsultacja
Zadzwoń +48 667 582 525
Bezpłatna konsultacja
Branża: nieruchomości

Każde zapytanie o ofertę odebrane, zakwalifikowane i w CRM

Kupujący wysyła zapytanie z Otodomu i dzwoni pod numer z ogłoszenia - a Twój agent właśnie prowadzi prezentację na drugim końcu miasta. Budujemy dla biur nieruchomości system, w którym agent głosowy AI odbiera lub oddzwania w minutę, pyta o budżet, lokalizację, finansowanie i termin, a każdą rozmowę zapisuje w CRM z gotową notatką. Agenci jeżdżą na prezentacje z kupującymi, nie z ciekawskimi - i żadne zapytanie nie kończy się sygnałem nieodebranego połączenia.

Umów konsultację dla biura nieruchomościPoznaj agenta głosowego AI

Inżynieria sprawdzona w projektach dla marek, które kojarzysz

Dekoracyjny kształt tła

Problem

Trzy miejsca, w których biuro nieruchomości traci prowizje

Ikona: Telefon dzwoni, kiedy agent pokazuje mieszkanie

Telefon dzwoni, kiedy agent pokazuje mieszkanie

Kupujący dzwoni pod numer z ogłoszenia w chwili, gdy jest najbardziej zdecydowany. Nieodebrane połączenie nie czeka w kolejce - na portalu wisi kilkadziesiąt podobnych ofert, więc klient po prostu wybiera kolejny numer. Prowizja z tego kontaktu trafia do biura, które odebrało telefon.

Ikona: Prezentacje umawiane bez kwalifikacji

Prezentacje umawiane bez kwalifikacji

Nikt nie zapytał o budżet, zdolność kredytową ani termin zakupu - więc agent wozi klucze przez pół miasta dla osób, które dopiero „rozglądają się po rynku”. Kalendarz pełen prezentacji wygląda na pracowity tydzień, ale liczba podpisanych umów pośrednictwa mówi co innego.

Ikona: Baza klientów żyje w telefonach agentów, a nie w CRM

Baza klientów żyje w telefonach agentów, a nie w CRM

Zapytania lądują w notatkach, SMS-ach i pamięci zespołu. Klient, który miesiąc temu oglądał mieszkanie, nie usłyszał już od nikogo ani słowa - a szef biura nie potrafi odpowiedzieć, ile zapytań przyszło z każdego portalu i ile z nich zakończyło się transakcją.

Shape

Rozwiązanie dla biur nieruchomości

Agent głosowy AI kwalifikuje, pośrednik domyka transakcję

Do każdego źródła zapytań - Otodom, OLX, formularz na stronie biura, telefon na numer z ogłoszenia - podpinamy agenta głosowego AI, który odbiera połączenie albo oddzwania w ciągu minuty. Również wieczorem i w weekend, kiedy ludzie realnie przeglądają oferty mieszkań, a biuro jest zamknięte.

Agent głosowy AI kwalifikuje, pośrednik domyka transakcję

W rozmowie agent ustala to, o co zapytałby dobry pośrednik: przedział budżetu, dzielnice i typ nieruchomości, finansowanie gotówką czy kredytem, planowany termin zakupu. Zdecydowanym proponuje od razu termin prezentacji w kalendarzu właściwego agenta; tym, którzy dopiero się rozglądają, grzecznie dziękuje i zapisuje ich w bazie z odpowiednim statusem - do ponownego kontaktu, gdy dojrzeją do decyzji.

Każda rozmowa kończy się wpisem w CRM Twojego biura: kontakt, kryteria poszukiwania, notatka i transkrypcja zapisują się bez klawiatury. Na tym samym silniku automatyzujemy follow-up - wiadomość po prezentacji, przypomnienie o kliencie, który prosił o kontakt za kwartał, powiadomienie, gdy do bazy wejdzie oferta pasująca do jego kryteriów. Ten schemat sprawdzaliśmy w pilotażach wdrożeń kwalifikacji głosowej, a jego mechanikę opisujemy szerzej na stronie automatyzacji sprzedaży i marketingu.

  • Odebrane albo oddzwonione w minutę - także po godzinach pracy biura
  • Budżet, lokalizacja, finansowanie i termin ustalone przed prezentacją
  • CRM z kompletem zapytań bez przepisywania notatek
  • Follow-up, który dzieje się sam, nie „jak agent znajdzie chwilę”
Zakres wdrożenia

Od telefonu z portalu do podpisanej umowy pośrednictwa

Jeden przepływ dla wszystkich źródeł zapytań

Leady z Otodomu, OLX, własnej strony i połączenia na numery z ogłoszeń trafiają do tego samego systemu. Widzisz, które źródło przynosi transakcje, a które tylko ruch.

Rozmowa kwalifikacyjna według standardu Twojego biura

Pytania o budżet, lokalizację, finansowanie i termin układamy wspólnie z Twoimi agentami - scenariusz brzmi jak Wasze biuro, nie jak infolinia banku.

Prezentacja umówiona w kalendarzu właściwego agenta

System przydziela klienta po dzielnicy, typie nieruchomości albo dostępności i od razu rezerwuje termin. Agent dostaje gotowe spotkanie zamiast karteczki „oddzwoń”.

CRM uzupełniony po każdej rozmowie

Rekord klienta, kryteria poszukiwania, notatka, transkrypcja i status - wszystko zapisuje się automatycznie. Baza biura przestaje zależeć od tego, kto pamiętał ją uzupełnić.

Follow-up i powroty do uśpionych klientów

Kontakt po prezentacji, przypomnienia w ustalonym rytmie i automatyczny sygnał, gdy pojawi się oferta pasująca do zapisanych kryteriów - również dla zapytań sprzed miesięcy.

Raport konwersji dla szefa biura

Zapytanie → rozmowa → prezentacja → umowa, w podziale na źródła i agentów. Decyzje o budżecie na portale i premiach zapadają na liczbach, nie na wrażeniach.

Technologia

Cztery technologie, które odbierają telefon za Twoje biuro

Proces współpracy

Pięć kroków od nieodebranych połączeń do pełnego kalendarza prezentacji

Shape1

Discovery

Rozkładamy na liczby drogę zapytania w Twoim biurze: ile leadów przychodzi z każdego portalu, ile telefonów pozostaje bez odpowiedzi, ile prezentacji kończy się umową. Wychodzisz ze zmapowanym lejkiem i policzonym kosztem utraconych zapytań.

Shape2

Prototyp w 48 h

Konfigurujemy agenta głosowego pod realne oferty z Twojej bazy. Dzwonisz jak klient z portalu, pytasz o mieszkanie i słyszysz pełną kwalifikację - o systemie decydujesz po rozmowie z nim, nie po prezentacji handlowej.

Shape3

Propozycja

Ustalamy zakres pilotażu, mierzone KPI - odsetek odebranych zapytań, konwersję zapytanie→prezentacja - i model rozliczenia: fixed albo value-based, powiązany z efektem w prowizjach, nie z godzinami.

Shape4

Kick-off

Wdrożenie prowadzi jedna senioralna osoba end-to-end: od podpięcia portali i telefonii po integrację z CRM biura i szkolenie agentów. Kontekst projektu spisujemy od pierwszego dnia, a jego ciągłości pilnują founderzy.

Shape5

Delivery

Startujemy na jednym źródle zapytań, porównujemy konwersję z okresem sprzed wdrożenia i co tydzień rozszerzamy zakres o kolejne portale i scenariusze. System, scenariusze rozmów i integracje zostają własnością biura.

FAQ

O co pytają nas szefowie biur nieruchomości

Portale ogłoszeniowe przekazują leady przez powiadomienia i panele dla biur - te kanały wpinamy w jeden przepływ, a połączenia na numery z ogłoszeń kierujemy przez agenta głosowego. Dokładny zakres integracji z każdym portalem potwierdzamy na discovery, zanim cokolwiek wycenimy.
Tak - Twój CRM zostaje jedynym źródłem prawdy o klientach i ofertach, a my podpinamy się do niego przez API. Tam, gdzie system nie wystawia API, budujemy warstwę pośrednią. Wymiana CRM-u nie jest warunkiem startu i zwykle ją odradzamy: najpierw niech obecny zacznie odzwierciedlać rzeczywistość.
Pierwsze pytania przy ofercie są konkretne: cena, metraż, piętro, dostępność, termin oglądania - i na nie agent odpowiada natychmiast, uczciwie przedstawiając się jako asystent biura. Rozmowę o negocjacjach czy stanie prawnym w każdej chwili przejmuje człowiek. Nie projektujemy obsługi bez ludzi: według badania Gemius z 2025 r. tylko ok. 8% klientów wybrałoby kontakt wyłącznie z botem - dlatego działa on jako pierwsza linia, nie zamiast pośrednika.
Odwrotnie: system przejmuje tę część pracy, która prowizji nie przynosi - odbieranie, wypytywanie i przepisywanie notatek. Agent dostaje klienta z ustalonym budżetem, finansowaniem i terminem oraz umówioną prezentacją w swoim kalendarzu. Więcej rozmów z realnymi kupującymi to więcej domkniętych transakcji na tę samą liczbę godzin w terenie.
Reguły przydziału definiujemy wspólnie: po lokalizacji oferty, specjalizacji (mieszkania, domy, lokale komercyjne), obłożeniu kalendarza albo rotacyjnie. Zasady są zapisane w systemie, więc podział leadów przestaje być tematem spornym w zespole - a raport pokazuje konwersję każdego agenta na tych samych warunkach.
Pilotaż zaczynamy od źródła, z którego przychodzi najwięcej zapytań - zwykle to jeden portal albo numery z ogłoszeń. Pierwszy działający proces uruchamiamy w 4-8 tygodni od kick-offu, a efekt mierzymy od pierwszego tygodnia: odsetek odebranych zapytań i liczba umówionych prezentacji na tle okresu sprzed wdrożenia.
Kontakt

Zamień nieodebrane telefony na umówione prezentacje

Umów bezpłatną konsultację dla biura nieruchomości - przejdziemy przez Twoje źródła zapytań, sprawdzimy, ile z nich zostaje dziś bez kontaktu, i pokażemy, jak brzmiałaby kwalifikacja głosowa na ofertach z Twojej bazy. Masz już sprecyzowany zakres? Opisz go w formularzu, a wycenę dostaniesz w 24 h. Napisz: hello@bespokesoft.pl

Ikona kontaktu

Kontakt

+48 667 582 525
hello@bespokesoft.pl
pon-pt 9:00-17:00 CET

Ikona lokalizacji biura

Biuro

Al. Jana Pawła II 27
00-867 Warszawa