Bezpłatna konsultacja
Zadzwoń +48 667 582 525
Bezpłatna konsultacja
Obszary automatyzacji · Nietypowe procesy

Zautomatyzujemy proces, na który nie ma gotowego systemu

Specyficzny przepływ przyjmowania zleceń, wycena przechodząca przez kilka działów, logika branżowa, której nie rozumie żaden gotowy SaaS, i system sprzed dekady, bez którego firma nie działa. Takie procesy zwykle „obsługuje się ludźmi” - a każdy nowy klient oznacza kolejne godziny ręcznej pracy. Robimy to inaczej: rozkładamy Wasz proces na kroki i decyzje, w 48 godzin pokazujemy działający prototyp na realnych danych i budujemy automatyzację szytą pod ten jeden przepływ - z efektem, który widać w godzinach pracy i marży, nie w prezentacji.

Umów bezpłatną konsultacjęZobacz obszary automatyzacji

Systemy szyte na miarę budowaliśmy przy projektach dla

Dekoracyjny kształt tła

Problem

Dlaczego „specyficzny proces” kosztuje więcej, niż pokazuje księgowość

Ikona: Gotowy system obsługuje 80% procesu - pieniądze uciekają w pozostałych 20%

Gotowy system obsługuje 80% procesu - pieniądze uciekają w pozostałych 20%

SaaS kupiony „prawie pod Was” wymusił obejścia: arkusz obok systemu, statusy w mailach, wyjątki załatwiane telefonem. To właśnie te obejścia pochłaniają najwięcej godzin i generują błędy - a z każdym rokiem jest ich więcej, bo proces rośnie, a narzędzie nie.

Ikona: Wycena przechodzi przez cztery pary rąk, zanim klient zobaczy liczbę

Wycena przechodzi przez cztery pary rąk, zanim klient zobaczy liczbę

Parametry zlecenia, cenniki, dostępność zasobów, marża minimalna - każdy etap liczy kto inny, w innym pliku. Odpowiedź zajmuje dni, a klient w tym czasie zbiera oferty konkurencji. Część zapytań nie doczekuje się wyceny w ogóle, bo „nie było komu policzyć”.

Ikona: Krytyczny system branżowy nie rozmawia z niczym innym

Krytyczny system branżowy nie rozmawia z niczym innym

Program sprzed dekady trzyma dane, na których stoi firma, ale nie ma API, a jego dostawca dawno zniknął z rynku. Ludzie codziennie przepisują z niego dane do maili, arkuszy i faktur - i każda literówka w tym łańcuchu kosztuje realne pieniądze.

Shape
Rozkładamy proces na kroki i automatyzujemy te, które policzalnie bolą

Rozwiązanie

Rozkładamy proces na kroki i automatyzujemy te, które policzalnie bolą

Nietypowy proces nie potrzebuje kolejnej platformy „do wszystkiego” - potrzebuje inżyniera, który go zrozumie. Na discovery rozkładamy Wasz przepływ na pojedyncze kroki i decyzje: co jest regułą, co wyjątkiem, a gdzie naprawdę potrzebna jest głowa eksperta. Każdemu krokowi przypisujemy godziny i koszt, więc od pierwszego tygodnia wiadomo, która część procesu zjada marżę najmocniej.

Zanim padnie jakakolwiek decyzja budżetowa, dostajecie dowód: w 48 godzin automatyzujemy jeden krok procesu na Waszych realnych danych - na przykład wstępną wycenę policzoną wprost z treści zapytania albo zlecenie z maila zarejestrowane w systemie z kompletem parametrów. Oceniacie wynik na własnych sprawach, nie na naszym demo.

Potem budujemy właściwe rozwiązanie: modele AI odczytują i klasyfikują dokumenty, silnik reguł odwzorowuje Waszą logikę branżową, a integracje - przez API, a tam gdzie go nie ma, przez warstwę pośrednią - podłączają nawet system bez wsparcia producenta. Gdy proces wymaga pełnego interfejsu, dowozimy go jako aplikację webową lub mobilną; po starcie system może przejść pod opiekę SLA. Całość - kod, reguły, dokumentacja - zostaje własnością Waszej firmy.

  • Mapa procesu z kosztem każdego kroku zamiast oferty w ciemno
  • Prototyp w 48 h na realnych danych, nie na przykładach z prezentacji
  • Logika branżowa zapisana w systemie, nie w głowie jednej osoby
  • Integracje także z systemami bez API i bez wsparcia producenta
Zakres wdrożenia

Co dostajecie, gdy automatyzujemy nietypowy proces

Przyjmowanie zleceń bez ręcznego przepisywania

Zlecenia z maila, formularza, telefonu czy EDI trafiają do jednego rejestru: AI odczytuje treść, wyciąga parametry i zakłada sprawę z kompletem danych. Osoba przyjmująca zlecenia weryfikuje wynik zamiast wklepywać go od zera.

Wieloetapowa wycena policzona automatycznie

Cenniki, zależności między parametrami, dostępność zasobów i progi marży zamieniamy w silnik wyceny, który przygotowuje ofertę do zatwierdzenia w minutach. Ekspert podejmuje decyzję - nie spędza popołudnia na arkuszu.

Logika branżowa odwzorowana jeden do jednego

Warunki, wyjątki i zasady, które dotąd „każdy w firmie po prostu zna”, zapisujemy jako jawne reguły systemu. Nowy pracownik działa według nich od pierwszego dnia, a zmiana zasady to edycja reguły, nie szkolenie całego zespołu.

Pomost do systemów legacy

Ze starym systemem łączymy się przez API, bazę danych albo zbudowaną przez nas warstwę pośrednią - bez wymiany narzędzia, na którym stoi firma. Dane płyną automatycznie w obie strony, a ryzykowną migrację odkładacie na własnych warunkach.

Człowiek w pętli tam, gdzie decyduje wiedza

Kroki o znanym przebiegu domyka automat, a sprawy nietypowe trafiają do eksperta z kompletem zebranego kontekstu. Granicę między automatem a człowiekiem ustawiamy wspólnie i można ją przesuwać w miarę zaufania do systemu.

Kokpit procesu z liczbami dla zarządu

Czas przejścia zlecenia, godziny manualne, odsetek spraw domkniętych automatycznie i błędy wychwycone przed klientem - w jednym widoku. Decyzja o automatyzacji kolejnego kroku zapada na danych, nie na wrażeniach.

Technologia

Narzędzia dobrane do procesu, nie proces dobrany do narzędzi

Proces współpracy

Od procesu „na który nic nie ma” do systemu, który go prowadzi

Shape1

Discovery

Siadamy z osobami, które naprawdę prowadzą proces, i rozkładamy go na kroki, decyzje i wyjątki. Wynik to mapa przepływu z godzinami i kosztem każdego kroku oraz lista miejsc, gdzie automatyzacja zwróci się najszybciej - również wtedy, gdy część procesu świadomie zostaje przy człowieku.

Shape2

Prototyp w 48 h

Wybieramy jeden krok z mapy - na przykład odczyt zlecenia z maila albo wstępną wycenę z parametrów zapytania - i automatyzujemy go na próbce Waszych prawdziwych zleceń. Sprawdzacie wynik na sprawach, które znacie na pamięć, zanim zapadnie decyzja o budżecie.

Shape3

Propozycja

Dostajecie architekturę rozwiązania z zakresem integracji - w tym planem podłączenia systemów legacy - kolejnością etapów według zwrotu oraz wyceną fixed albo value-based. KPI ustalamy z góry: godziny manualne, czas przejścia zlecenia, odsetek spraw bez dotknięcia ręką.

Shape4

Kick-off

Wdrożenie prowadzi ta sama senioralna osoba, która rozbierała proces na discovery - nie tłumaczycie specyfiki firmy drugi raz. Reguły branżowe, decyzje projektowe i dostępy dokumentujemy od pierwszego dnia, a ciągłość gwarantuje founderski rdzeń zespołu.

Shape5

Delivery

Automatyzujemy krok po kroku: każdy etap wchodzi do użycia od razu i raportuje liczby sprzed oraz po zmianie, więc zwrot widać w trakcie projektu, nie po jego zakończeniu. System, silnik reguł i dokumentacja zostają własnością Waszej firmy - bez licencji rosnących z każdym stanowiskiem.

FAQ

Pytania właścicieli firm o automatyzację nietypowych procesów

Nie prosimy o zaufanie na słowo - dlatego zaczynamy od rozłożenia procesu na kroki i prototypu w 48 godzin na Waszych realnych danych. Jeśli automatyzacja któregoś kroku nie trzyma jakości, widać to przed decyzją o budżecie, a nie po wdrożeniu. W praktyce nawet bardzo nietypowe procesy składają się w większości z powtarzalnych kroków; unikatowe są zwykle reguły - a te da się odwzorować.
Nie - to jeden z najczęstszych punktów wyjścia w tym obszarze. Łączymy się z takimi systemami przez bazę danych, pliki wymiany albo warstwę pośrednią, którą budujemy jako część wdrożenia. Stary system dalej robi to, co robił, a dane przestają być przepisywane ręcznie. Wykonalność integracji sprawdzamy na discovery, zanim cokolwiek zadeklarujemy.
Czasem tak - i wtedy to mówimy, nawet jeśli oznacza to brak projektu dla nas. Na discovery liczymy obie strony równania: koszt obejść i ręcznej pracy wokół gotowca kontra koszt rozwiązania szytego pod proces. Custom broni się tam, gdzie specyficzny przepływ jest źródłem przewagi konkurencyjnej albo gdzie obejścia pochłaniają setki godzin rocznie.
System projektujemy z myślą o tym od początku: logika branżowa żyje w konfigurowalnych regułach, nie w zaszytym na sztywno kodzie, więc typowe zmiany - nowy cennik, dodatkowy etap akceptacji, inny próg decyzyjny - nie wymagają przebudowy. Większy rozwój prowadzimy w ramach umowy SLA albo przekazujemy Waszemu zespołowi, bo kod i dokumentacja należą do Was.
Pilotaż jednego procesu z mierzonymi KPI startuje od około 20 tys. zł netto - to najkrótsza droga, żeby sprawdzić efekt na własnych liczbach zamiast na obietnicach. Większe wdrożenia, z wieloma integracjami albo pełną aplikacją, wyceniamy po discovery, zawsze z widełkami przed startem prac i wyceną konkretnego zakresu w 24 godziny od rozmowy.
Ustalamy punkt odniesienia na discovery: liczymy godziny poświęcane na każdy krok, czas przejścia zlecenia od wpłynięcia do zamknięcia i liczbę błędów wymagających poprawek. Te same wielkości system mierzy po wdrożeniu automatycznie, więc porównujecie stan sprzed i po na identycznej miarce - to na nich opiera się też rozliczenie value-based, jeśli je wybierzecie.
Kontakt

Opowiedz nam o procesie, na który „nic nie ma”

Umów bezpłatną konsultację - przejdziemy przez Wasz przepływ krok po kroku i powiemy wprost, co da się zautomatyzować, co powinno zostać przy ludziach, a gdzie wystarczy gotowiec. Masz już opisany proces? Wklej opis do formularza, a wycenę pilotażu dostaniesz w 24 h. Napisz: hello@bespokesoft.pl

Ikona kontaktu

Kontakt

+48 667 582 525
hello@bespokesoft.pl
pon-pt 9:00-17:00 CET

Ikona lokalizacji biura

Biuro

Al. Jana Pawła II 27
00-867 Warszawa